PMOexpert Mastermind - KAJ? Več projektov, slabši rezultati. NE, DA!
Kako se lahko rezultati slabšajo🤔, kljub temu, da ste pridobili, zagotovili odlične projekte.
🤔Preveč projektov, preveč dela ali premalo ljudi nam lahko drastično poslabša produktivnost. Problem je izguba časa v multitaskingu in posledični začarani negativni spirali preobremenitev, medtem ko se korenski vzroki najdejo v pomanjkljivi prioritizaciji projektov/dela oz. upravljanju portfelja projektov.
AGENDA - februar 2024
Na PMOexpert Mastermind delavnici smo si aprila pogledali tudi to:
- Kako MULTITASKING znižuje PRODUKTIVNOST in kako se temu izogniti.
💡Naslovili smo vprašanja in izmenjali izkušnje kot so:
- Kako nam lahko pomaga ta DELAVNICA, na osebni in poslovni poti?
- Kakšna je praksa v podjetjih o NAGRAJEVANJE OSEB na projektih?
- Kako organizacija hkrati zadosti načelom PROCESNEGA PRISTOPA in AGILNEGA PROJEKTNEGA VODENJA?
💡Pridružil se nam je NOV ČLAN iz HSE Invest
Multitasking vam lahko prepolovi produktivnost!
Kar 86% projektnih vodij poroča, da se srečujejo s pomanjkanjem človeških virov (Keyedin). Posledično pade produktivnost.
Pa poglejmo kaj to pomeni v praksi....
Understanding Stress: The Silent Killer By Content Team Kathy Mcilwain
Krivulja odziva na stres preprosto pove, če je projektov ravno prav ''comfort zaone'' naredimo največ.
Ko jih obvladujemo kolikor jih lahko, smo res na vrhu produktivnosti, kar nas veseli, a nas tudi utruja. Če se ne uspemo spočiti, sledi izčrpanost, vpliv na zdravje in vse pogosteje prisotna izgorelost. Torej nižja produktivnost.
Vicious cycle, webinar with Ben Rawson and Jan Willem Tromp, https://lnkd.in/dB5ZgmaG
Negativno spiralo preobremenjenih virov žene izčrpanost, ki prinaša vse manj kvalitetno opravljenega dela in nalaganje zaostalih neizvedenih opravili. Večina nas pozna vlogo gasilca, ko lahko rešujemo le še tekoče probleme. A to nas naj ne zavete, saj je to le simptom, ki ga čutimo, tako kot vidimo čedalje večje zamude na projektih in nezadovoljstvo vodstva. Vzroke moramo iskati drugje.
Mi, v naši praksi pomagamo strankam po modelu IMPACT Engine System® (modelu za implementacijo projektnih pisarn - PMO) tako, da se najprej lotimo konkretne analize stanja, iskanja poslovnih bolečin in grajenja miselnosti. Nadalje vas vodimo z vašimi zaposlenimi, na poti do fokusiranega in produktivnega izvajanja projektov/dela, ki prinaša hitre rezultate iniciativ poslovne strategije in visoke učinke za organizacijo.
Na delavnici smo si pogledali analizo ''The real problem with your portfolio multitasking!'' (PMI library) in jo povezali za lastnimi izkušnjami.
🎯Osnovna težava je, da skušamo skozi organizacijske strukture, politike in projektne metodologije, ki so v prvi vrsti razvite za vodenje posameznih projektov, upravljati portfelj projektov. Medtem ko se slednje izvaja pogosto le krovno, lahko rečemo kar mačehovsko. Pa ne ker ne bi želeli, preprosto ker ne vemo, znamo bolje.
🤔 Od tu tudi razmišljanje, da je pomanjkanje virov, projektni kaos, gasilsko reševanje perečih problemov itd. sestavni del projektne prakse (PMO). PA TO vendarle NI RES!
✅ Po primeru analize, lahko z odpravo multitaskinga:
- za kar 50% zmanjšamo čase zaključevanja projektov (finish to finish)
- kar za 80% povečamo produktivnost-pretočnost (št. projektov/leto)
✅ Strokovni kolegi iz prakse, ki združujejo poslovno svetovanje in informacijske podporo, dosegajo zavidljive rezultate. Zagotavljajo, da je navadno mogoče v organizaciji podvojiti ROI ali povečati pretočnost projektov tudi do 300% v ekstremnih primerih.
Se vam zdi nemogoče? Z veseljem vas povežem in se boste lahko prepričali.
💡 Seveda je ukrepov več in so povezani, pa vendar je ključno razumeti, da na nivoju projekta ali posameznika lahko na tem naredimo le toliko, bistveno pa le na nivoju projektnega portfelja in vodstva. No, tu pa je lahko ključna vloga projektne pisarne, ki skozi svojo podporo poskrbi za ustrezno upravljanje portfelja, da lahko vodstvo sprejema informirane odločitve. Da izboljšate delovanje organizacije, korak po koraku, procent po procentu, do res zavidljive povečane produktivnosti in omenjenih učinkov, ki so v večji meri res dosegljive.
Vprašanja in odgovori
Kako nam lahko pomaga ta DELAVNICA, na osebni in poslovni poti?
- vas vabim, da si preberete na strani PMOexpert Mastermind delavnice (spodaj)
Kakšna je praksa v podjetjih o NAGRAJEVANJE OSEB na projektih?
- seveda različna, bolj je konzervativno podjetje, bolj je ''državno'' ali ''stare šile'' večja je uravnilovka manj nagrajevanja in slabša motivacija.
- zanimiva je trditev in članek ''Never Give a Bonus to a Project Manager in Multi-Project Environment'' - to je motivacija v napačno smer!
Kako organizacija hkrati zadosti načelom PROCESNEGA PRISTOPA in AGILNEGA PROJEKTNEGA VODENJA?
- Prva bistvena stvar je, da projektna pisarna (PMO) ne sme slepo slediti standardom in slepo uvajati procese ''dobre prakse'' projektnega vodenja. Vse je potrebno izvesti izključno na osnovi poslovnih potreb, reševanju bolečin, odmikanju ovir... za doseganje hitrih rezultatov in visokuh učinkov za organizacijo.
Na delavnici
smo posamezni korak analize ''The real problem with your portfolio multitasking!'' podrobneje pregledali in povezali na praktičen način.
Podrobnosti si lahko preberete v viru https://www.pmi.org/learning/library/root-causes-project-underperformance-5825
Na naslednjih delavnicah pogledamo
- kako deluje upravljanje portfelja projektov in nato
- primer informacijskega orodja in primere iz prakse, kako lahko transparentno povežemo portfelj projekta pa vse do posameznih nalog, tako da smo zmožni online upravljati vire, kot tudi prilagajati projektne mejnike.
Vabim vas, da se nam pridružite na delavnicah.
Za PMO strokovnjake, ki živijo trajno osebno rast,
da ustvarjajo učinke v poslovnem okolju.
