S PROJEKTNO PISARNO (PMO) SE NE IZGUBITE V POPLAVI PROJEKTOV
Ste se tudi vi ujeli v past neučinkovitih procesov projektnega vodenja? Uspešne organizacije v svetu izvajajo svoje strategije skozi projektne pisarne (PMO). Tako narekujejo tudi smernice dobrih praks. Pri tem ne gre samo za učinkovitost procesov vodenja projektov, ampak tudi, kako s temi projekti upravljamo na najvišjem organizacijskem nivoju, da lahko dosežemo željene učinke realizacije portfelja projektov. Sedaj se lahko za to usposobite tudi v Sloveniji in hkrati pridobite mednarodno priznan certifikat Baseline Certified PMO Consultant (PMO Global Institut).
Projektna pisarna naj bo gonilo strategije
Večina organizacij ima danes stik z bodisi internimi in/ali eksternimi projekti. Le-ti so praviloma gonilo razvoja, ki zagotavlja rast in konkurenčnost podjetja, ali pa predstavljajo pomemben vir dohodkov. Zagotavljanje učinkovitosti in uspešnosti je nujno, ko pa imamo opravka z več deset projekti hkrati, pa postane velik izziv predvsem njihovo usklajevanje. Projekti se navadno srečujejo s pomanjkanjem virov, kar rezultira v zamudah, slabi kakovosti in večjih stroških. Sodelujoči na projektih pa se soočajo s preobremenitvami, konflikti, »multitaskingom«, pritiski, stresom, nezadovoljstvom, občutkom nemoči in občutkom, da izgubljajo kontrolo.
Tako le 60 odstotkov projektov doseže cilje in 40 odstotkov okvir stroškov, časa in kvalitete, ugotavljajo v globalni raziskavi [PMI Pulse of the Profession 2017]. Glavni razlog za neuspešne strateške iniciative, katerih ključni del so prav projekti, je po omenjeni raziskavi pomanjkanje jasno definiranih ciljev in/ali mejnikov za merjenje napredka (37 odstotkov), kar kaže na pomanjkanje discipline pri izvajanju strategije.
Uspešna podjetja v svetu so prepoznala projektne pisarne (PMO) kot ključno orodje za izvajanje strategije in upravljanje portfeljev. PMO poskrbi tudi za začetne definicije ciljev, upravljanje in merjenje učinkovitosti med izvedbo in uspešnosti doseganja vrednosti projektov po izvedbi ter med uporabo produktov projektov.
Učinke PMO v organizacijah kažejo tudi podatki, saj kar 38 odstotkov več projektov doseže cilje, če je portfelj projektov poravnan s strategijo organizacije (PMI PofP 2017).
Učinek poravnanosti projektov s strategijo (PMI PofP 2017).
Splošne koristi PMO so:
· vitki, poravnani in standardizirani procesi dela najboljših praks,
· učinkovita facilitacija komunikacije in toka informacij,
· uspešno upravljanje (governance), odločanje, reševanje težav,
· učinkovit nadzor s kazalniki uspešnosti projektov in pisarne ter učinkov za organizacijo,
· efektivni razvoj kompetenc in prenosa znanja,
· dvig učinkovitosti in kvalitete.
Vendar PMO doseže pravo vrednost šele, ko se ukvarja s poslovnim vidikom portfelja projektov, ki ga poravna s strategijo organizacije, da ustvarja največjo možno poslovno vrednost in učinke. Tedaj deluje kot most med vodstvom (s poslovnimi potrebami) in operativo (z organizacijskimi in tehničnimi izzivi) oziroma poveže sektorje/deležnike iz celotne organizacije v smeri ciljev strategije.
Prave učinke dosežemo z upravljanjem projektov
Za vsako organizacijo je pomembno, da doseže učinkovitost in zrelost projektnega vodenja, vendar s šibkim portfeljskim projektnim managementom obstaja nevarnost za neučinkovitost in neuspešnost pri doseganju razvojnih in poslovnih ciljev. Če organizacija vsaj v osnovi ne obvladuje tudi upravljanje portfelja, lijaka iniciacij projektov, portfeljskega planiranja, prioritizacije izvedbe, upravljanja virov, učinkovitega odločanja, reševanje težav ter sprememb in tveganj, lahko hitro zapade v težave, ki smo jih prej omenili.
PMO stroka narekuje, da lahko organizacija doseže najvišje vrednosti realizacije strategije (realizacije projektov) le če se fokusira na koristi (outcomes) in učinke/vrednosti (impact/yield) projektov, ne pa samo na produkte (outputs) projektov. Pa vendar v praksi tipično merjenje uspeha, zmotno, bazira pretežno na kazalcih učinkovitosti, torej če izvajamo, izvedemo projekt v okvirih časa, stroškov in kakovosti.
Primer: Ko s pomočjo PMO organizacija v izvedbo spusti pravočasno toliko projektov, kot jih zmore učinkovito izvajati, jih hkrati prioritizira in fokusira deležnike, lahko prihrani samo na multitaskingu do 20 odstotkov časa [Donna Fitzgerald / Gartner]. To pomeni, da lahko razbremeni vire ali pa v kontroliranem zaporedju izvede za ta odstotek več projektov. Ko v izvedbo spusti le projekte z najvišjo potencialno vrednostjo, zagotovi največje možne učinke za organizacijo in hkrati poskrbi, da se ne troši na projektih, ki nimajo bistvenih koristi in vrednosti. Po raziskavah [PMI - Implement Project Portfolio] bi lahko v organizacijah brez posledic ukinili kar 20 odstotkov projektov, kar bi pomenilo tako prihranek časa kot tudi povečanje razpoložljivosti za druge projekte.
Z vključitvijo PMO v organizacije se ključne spremembe zgodijo na vseh ravneh poslovnega in projektnega vodenja in rezultirajo na kvaliteti izvedbe projektov, porabljenem času in stroških ter večji dodani vrednosti realizacije strategije organizacije.
PMO doseže prave učinke, ko se fokusira na vrednost projektov pred in po izvedbi [PMO Strategy]
Prave učinke dosežemo z upravljanjem projektov
Vzpostavitev in vodenje projektne pisarne je velik izziv, ki zahteva predvsem poslovne in vodstvene kompetence. Zmotno je razmišljanje, da bomo PMO zastavili in reševali z veščinami projektnega managementa. Podobno kot dober tehnik ni nujno dober vodja oz. se mora za to vlogo usposobiti.
S poznavanjem tovrstnih pasti in reševanjem takšnih tveganj v naprej se lahko organizacija izogne potencialnim težavam, ki bi jih prinesli projekti. Prvi korak do uspešne vzpostavitve PMO je prav razumevanje njenih koristi in zavedanje pasti. Če je PMO postavljana iz napačnih razlogov, ne bo obstala - kar 75 odstotkov jih namreč propade v treh letih zaradi neučinkovite metodologije vzpostavitve in vodenja. [PMI – Project Management Failure to Deliver - 5883]
Organizacija PMO Strategy, mednarodni specialist na tem področju, prepoznava naslednje tipične pasti PMO:
· Sindrom ''jaz tudi'' (ker imajo tako drugi);
· Napačen pristop ali tip projektne pisarne;
· Obtoževanje kulture (potrebno delati spremembo z ljudmi ne na ljudeh);
· Merjenje napačnih stvari (ne samo projektov ampak učinke PMO in vrednosti za organizacijo);
· Zloraba metodologij (Waterfall, Agile samo tehnika vodenja projektov ne PMO);
· Orodja izven kontrole (orodja implementiramo šele, ko so jasne potrebe servisov, proces in usposobljeni ljudje);
· Pomanjkanje promocije – vrednosti PMO;
· Napačna komunikacija;
· Kaos deležnikov – sponzorjev;
· Šibka pozicija PMO;
· Nizke kompetence PMO tima.
Če se želite izogniti pastem projektne pisarne, se najprej fokusirajte na ključne potrebe, probleme, izzive in cilje podjetja ter vodij. Skupaj z njimi jih preudarno rešujte, kolikor hitro zmorete. Komunicirajte sistematično, transparentno in fokusirano, bodite preudarni, empatični, všečni, in ponižni. S tem bosta uspeh in pozicija prišla sama.
»Ni časa« ni vzrok ampak simptom težav
Pogost izziv pri vzpostavitvi PMO je, kako sploh začeti, če pa »nimamo časa« za to, saj je prioriteta reševati projekte v teku ali podpirati operativo, ki »nosi denar«. Vzpostavitev projektne pisarne je praviloma res zahteven večletni projekt, vendar jo lahko s pomočjo modelov najboljših praks, strukturo, ki se bo kasneje razvijala do zrelosti, vzpostavite že v 3−6 mesecih.
Za povečanje učinkov projektov, portfelja in vrednost organizacije sta potrebna dva praktična elementa: kompetence in organizirane kapacitete projektnih timov − za kar poskrbi projektna pisarna.
Zmotno je začeti z iskanjem pravega tipa projektne pisarne za vaše okolje, ker praksa kaže, da se procesov dela ne da kopirati. Prav tako nakup programskih orodij ne bo prinesel želene rešitve. Pravi pristop je, da si pomagate z modeli dobre prakse za postavljanje projektnih pisarn. Zelo priporočljivi so agilni pristopi razvojnih in izvedbenih aktivnosti s predlaganimi temeljni, okvirji bodoče PMO strukture. Ti omogočijo identifikacijo potreb in razvoj bistvenih funkcij tj. procesov dela PMO. Kakršenkoli pristop izberete, je pomembno, da se ne lotite »pisanja procesov«, ampak ugotovite, zakaj jih sploh potrebujete, nato se lotite reševanja poslovnih bolečin, težav, izzivov tveganj, ki se kasneje razvijejo v funkcije in procese dela projektne pisarne. Ti vam povedo, kakšen tip PMO potrebujete.
Učenje z ''googljanjem'' in pridobivanje izkušenj na lastnih napakah je dolgotrajno, drago in boleče. S sistematičnim in fokusiranim usposabljanjem pridobite teoretične in praktične kompetence, ki jih lahko takoj uporabite pri vašem delu. Z dobro podporo se največ naučimo skozi delo.
Najboljša metodologija implementacije PMO je tista, ki ima svetovalno podpro
V svetu je le nekaj uveljavljenih metodologij, ki vključujejo tudi praktični okvir sistema za implementacijo in/ali je možno po njih pridobiti certificirate organizacij, kot so PMO Global Alliance, PMO Global Institut, PMO Strategies, The PMO Leader, PMO Leader, Association of International PMO. Ponudba je pogosto omejena samo na izobraževanje, ne pa tudi podpro, ali pa je ta oddaljena in draga.
V Sloveniji lahko dobite svetovalno podporo za implementacijo projektne pisarne po modelu Impact Engine PMO® (PMO Strategies) in PMO Guidebook® (PMO Global Institut). Certifikacijsko usposabljanje le za Certified Baseline PMO Consultant®.
Certified Baseline PMO Consultant (CB-PMO)® je edino certifikacijsko usposabljanje PMO v slovenskem jeziku. Certifikat izdaja mednarodna organizacija PMO Global Institut Inc., trening pa avtoriziran inštruktor PMOexpert, Gregor Androjna .
Z 21-urnim TRENINGOMpostanete PMO expert in ob podpori inštruktorja naredite nov preskok v svoji karieri. Trening in materiali so praktično naravnani, takoj uporabni v praksi, mentorska podpora za izpit in implementacijo pa v osnovi vključena za 1 leto.
Osnovne korake implementacije lahko začrtate že danes s prenosom brezplačne vsebine okvirja v brošuri CB-PMO Framework.
Impact Engine PMO® je metodologija, ki vas korak po koraku vodi do implementacije. Je izrazito praktično in agilno narivana in garantira uspeh.
PMO Guidebook® je priročnik, vodič za projektne pisarne. Določa standard in principe s katerimi usmerja aktivnosti PMO ekspertov in deležnikov, da lahko učinkovito in uspešno realizirajo strateške iniciative (projekte) organizacije in dosežejo željene vrednosti poslovnih ciljev.
